Байгууллагын хооронд цахим баримт бичиг: хэрхэн ажилладаг вэ?

Цахим баримт бичгийн менежмент (EDM) - виртуал гарын үсэг нь электрон баримт бичгийг ашиглах үндсэн дээр мэдээллийг хуваалцах хурдан арга юм. Тэрээр урт оноос хойш үйл ажиллагаа бизнесийг үр дүнтэй арга хэрэгсэл болгон дэлхийн хөгжингүй улс орнуудын хүлээн зөвшөөрсөн байна.

зүрх

байгууллагын хооронд цахим баримт бичиг - бий болгох, боловсруулах, удирдлага, шилжүүлэх, худалдан авах, засвар үйлчилгээ, ашиглалт, баримт бичиг устгах үйл явцыг тогтоосон. Энэ бүх үйл явц нь баримт бичгийг хүлээн авснаас хойш бүрэн бүтэн байдал, баталгаа шалгасны дараа явуулсан байна.

хуулийн этгээдийн хооронд баримт бичиг Гүйлгээнд байгаа бэлэн мөнгө журам талуудын гэрээгээр хийж гүйцэтгэнэ. мэдээлэл солилцох цахим хэвлэл мэдээллийн хэрэгсэл дээр хадгалсан харилцаа холбооны байгууламжийг хэрэгсэл, болон бусад баримт бичгийг явуулсан байна. Нягтлан бодох бүртгэлийн мэдээллийн Хадгалах хугацаа нь хууль тогтоох түвшинд тогтоосон байна гэж хэтрэхгүй байх ёстой.

Байгууллага оролцогчдын гарын үсэг нь өөр хоорондоо албан болон албан бус баримт-тэй холбогдож болно. Бизнесийн салбарт энэ багтаж болно: нэхэмжлэх, гэрээ, нэхэмжлэх, гэрээ, хэлцэл, захиалга, зар, өмгөөлөгч нь эрх мэдэл, гэх мэт Мэдээллийн текст, хүснэгтэн болон график файл хэлбэрээр дамждаг болно.

EDI нэвтрүүлэх зорилго

EDI нэвтрүүлэх нь урьдчилсан нөхцөл болно:

• өдөр тутмын ажлын бууруулах;
• баримт бичгийн алдагдлыг бууруулах;
• баримт бичиг нь "ил тод" ажил;
• гэх мэт нь тодорхой хугацаанд баримт бичгийн тодруулгыг ... - гүйцэтгэлийн сахилга бат нэмэгдүүлэх

тоон зорилт дунд дараах байдлаар тодорхойлж болно:

• бичиг баримт нь 10 удаа боловсруулах цаг хугацаа бууруулах.
• хагас албан зардлыг бууруулах.

байгууллагын хооронд цахим баримт бичиг: энэ нь хэрхэн ажилладаг талаар

дотоодын хуулийн дагуу, байгууллага хооронд цахим баримт бичиг нь аль аль талдаа зөвшөөрөлгүйгээр явуулсан байна. мэдээлэл солилцох, энэ нь бүх оролцогчид операторын тоног төхөөрөмж холбогдсон байсан нь зайлшгүй шаардлагатай юм. Дараа нь, хэрэглэгч талуудын жагсаалтанд нэмэх хүсэлт илгээх хэрэгтэй. баталгаажуулах систем нь оролцогчид харилцаж болно дараа.

EDI модуль нь дараах чиг үүргийг гүйцэтгэх хэрэгтэй болно:

• мэдээлэл солилцох талууд урь.
• Хаяг номыг үүсгээрэй.
• Ийм 1С гэж нягтлан бодох бүртгэлийн програм хангамжийн нэгдмэл байдал.
• Гарын үсэг зурж, баримт бичгийг шифрлэдэг.
• Бүтэц захидал.
• захидал байдлыг хяналт тавих.

байгууллагын хооронд цахим баримт бичиг гэрчилгээг ашиглан хийсэн байна. сервер, таньж нь холбосон хувийн тоон гэрчилгээ дамжуулан гүйцэтгэсэн байна. Цахим гарын үсэг хамгаалагдсан цахим хэвлэл мэдээллийн хэрэгсэл, Token PIN код дээр хадгалагдаж, системийн хэрэглэгч бүрт олгосон байна. хэрэглэгчийн хувийн оффис нь өөрсдийн нэвтрэх нууц үгээ оруулна уу. Зөвхөн үүний дараа энэ нь тэдний баримтыг авч болно.

биржийн үйл явцыг эхлүүлж болно байгууллагын аль нэг гишүүн системд холбогдсон. Хэрэв та өөр этгээдэд баримт бичгийг илгээх өмнө цахим гарын үсэг нь гарын үсэг зурсан байх ёстой. Энэ үйл ажиллагаа нь "Crypto" хөтөлбөрийн аргаар гүйцэтгэсэн байна. баримт бичиг нь EDI дамжуулан илгээсэн байна. гүйцэтгэгч ажилтан шинэ баримт бичгийн мэдэгдлийг хүлээн авна. Тэр үүнийг хүлээн бол тэр ч бас хэвл оруулж байна. Та нар баримт бичигт өөрчлөлт оруулахыг хүсэж байгаа бол, энэ нь түүний шинэ электрон хувилбарыг бий болгож байна. засварлах дууссаны дараа та цахим гарын үсэг хэрэглэж аливаа өөрчлөлтийг хадгалахыг хүсч байна. баримт бичиг нь дараа нь нөгөө өөрчлөлт илгээсэн байна. Шаардлагатай электрон тохирсон мэдээлэл хийнэ.

Та дахин өөрчлөлт хийх хүсэж байгаа бол, дараа нь бүхэлд нь журам нь дахин давтагдсан байдаг. шинэ хувилбар руу шаардлага байхгүй бол, баримт бичиг хүндэтгэдэг. эцсийн түүвэр хоёр электрон гарын үсэг гарын үсэг зурсан байх ёстой гэж үздэг. Ce баримт бичиг хувилбарууд нь сервер дээр хадгалж, үзэж ашиглах боломжтой байдаг. дээж одоогийн статусыг өгсөн дараа, нэмэлт, өөрчлөлт оруулах баримт бичиг ажиллах боломжгүй юм. Бухимддаг гэрээ байдал "цуцлагдсан" өгсөн. Энд байгууллагын хооронд цахим баримт бичгийг хэрхэн хийхийг юм.

тоног төхөөрөмж

байгууллагын хооронд цахим баримт бичиг гэж юу хэрэгтэй вэ? Нэгдүгээрт, та үйлчилгээ үзүүлэгчдээ сонгох ёстой, мэдээлэл солилцох тусгай програм хангамж суулгах. Хоёрдугаарт, зохион байгуулалт и-мэйл явуулах төлөвлөж буй нь нөгөө бүр, та гарын үсэг зурах хэрэгтэй "цахим баримт бичиг солилцох тухай гэрээ".

Энэ нь бүх баримт бичгийг хадгалж дээр EDI серверийг бий болгох шаардлагатай байна. Энэ нь хэрэглэгчийн тоног төхөөрөмж, "үүл" хадгалах гэж байж болох юм. хэрэглэх, тоног төхөөрөмж, байгууллага дээр суулгасан байгаа тусламжтай системээр гадны эх сурвалжаас мэдээлэл авах боломж. сервер бүхий Компьютерийн харилцаа зөвхөн програмын интерфэйс дамжуулан, таньж өнгөрч дараа хийгддэг баримт бичигт 128. хүртээмжийг нэмэлт SSL шифрлэлт нь HTTP дээр хийж байна.

EDC төсөл

үйл явц автоматжуулалт төсөл хэдэн жил хэд хэдэн сараас үргэлжлэх болно. Хугацаа нь шууд автоматжуулалт, нөөц, байгууллагын санхүүгийн чадавхийг хэрэгтэй үйл явц тооноос хамаарна. ТОВЧ хэлхээний EDC хэрэгжүүлэх дараах байдлаар:

• Ажлын хэсэг бий.
• зорилго, хугацаа, төсвийн асуудал үүсэх.
• одоо байгаа үйл явцын судалгаа.
• ажилд боловсруулах.
• Vyrob EDI систем.
• SED хэрэгжилтийн талаар тохиролцоонд гарын үсэг зурах.
• зохицуулалт батлах.
• системийн сангуудын дүүргэлт.
• ажилтнуудын сургалт.
• урьдчилсан туршилтыг явуулах.
• SED тулд хэрэгжилтийн талаар хэвлэн нийтлэх.
• програм хангамж, ажлын дүрэм цаашдын хөгжил.
• Туршилтын төслийн хөөргөх.
• EDI бүрэн хэмжээний шилжилтийн.

EDI хэрэгжилт алдаа

бичиг баримт автоматжуулалтын явцад нь хууль цаасан тээвэрлэгч байгааг шаарддаг үйл явц онцгой анхаарал хандуулах ёстой. Duplicate цаасан баримт бичгийг цахим хэлбэрээр боломжгүй юм. Энэ нь ихээхэн ажил удаашруулдаг, бүх үйл ажиллагаанд автоматжуулалт чиглэсэн сөрөг хандлагыг үүсгэдэг байна. хос ажилд хэн ч төлдөг хэрэгжүүлэх.

Шинэ хууль тогтоомжийг хэрэгжүүлэх явцад бичиг баримт, галт тэрэгний ажилтан ажиллах боловсруулсан байх ёстой, бүрэн хэрэгжүүлэхэд зөвхөн тэр үед л татан оролцуулах. ажилтанд шинэ технологи ашиглан үр өгөөжийг илэрхийлэх бол энэ нь зөвхөн хүрч болно.

Өөр нэг түгээмэл алдаа - SED шаардлагад ядуу судалгаа. хэрэглэгчид unconfigured систем ажиллах бол, уг процесс нь EDI байгууллагын баталсан ялгаатай.

давуу ба дутагдалтай талуудыг: байгууллагуудын хооронд цахим баримт бичиг

давуу тал нь:

• Бууруулах мэйл зардал анхны баримт бичгийг дамжуулахыг.
• баримт бичгийн хадгалах орон зайг хадгал. Энэ нь бүх цахим хэлбэрээр хадгалагдаж байдаг.
• Ашиглахад хялбар. баримт бичгийг илгээх нь нэг газраас хийсэн байна. байдлаар хийсэн баримт нь хурдан хайх (илгээсэн R. Г-аас хүлээн авч, хүлээн).
• Шуурхай хүргэх. Бүх мэдээлэл нь хэдхэн секундын дотор хүлээн авагч руу илгээсэн өгнө.
• баримт бичиг систем дэх өөрийн хадгалах хугацаа дуусахаас хүртэл алдаж болохгүй.

Сул талууд:

• Та бүтээгдэхүүнийг ашиглахын тулд мөнгө зардал лиценз худалдан авах ёстой.
• зөвхөн нэг системийн оролцогчдын хооронд байнга харилцах.
• 1С-д болон бусад программ хангамжийг ашиглан байгууллагуудын хооронд цахим баримт бичиг нь урьд өмнө хэрэглэж схемийн ялгаатай. шинэ алгоритм нэвтрүүлэх нь, бүх ажилчид бизнесийн ёс талаар асуулт байна.
• Техникийн тоног төхөөрөмж. EDI байгууллагын танилцуулга тоног төхөөрөмж худалдан авах, шинэ системийг удирдах ажилтнуудыг бэлтгэх хэрэгтэй өмнө.
• EDM цахим гарын үсэг ашиглан хийгддэг бөгөөд үүний үндэслэл 1 жил байдаг. Энэ нь хяналт тавих, шуурхай гэрчилгээг шинэчлэх шаардлагатай байна. Энэ татвар нь асуудлуудаас зайлсхийхийн тулд гүйцэтгэгч гэрчилгээ үйл ажиллагааг хянах нь бас чухал юм.

хууль эрх зүйн зохицуулалт

норматив ямар үйлдэл байгууллага хоорондын цахим баримт бичиг зохицуулна? ОХУ-ын хууль тогтоомж нь Сангийн яамны тоо MMV-7-2 / 168 тушаалаар бүртгэгдсэн байна электрон гарын үсэг нд Холбооны хууль №63 «", холбооны татварын албаны баримт бичгийн дүрэм багтана. Байгууллага Сангийн № 50n үндэслэн тушаал хооронд EDI. цахим хэлбэрээр бодох бүртгэлийн анхан шатны баримт бичиг солилцох нөхцөл холбооны татварын албаны Захиалгын тоо MMV-7-6 / 36 @-д заасан. EDM үйл явц нь үйл ажиллагааны бүх оператор холбооны татварын албаны тушаалаар удирдлага байх ёстой MMV-7-6 / 253 № @.

"VLSI"

байгууллагын хооронд "VLSI" Цахим баримт бичиг худалдан авагчид нь дараах давуу талтай юм:

• ОХУ-ын нутаг дэвсгэр дээр бүртгэгдсэн аль ч байгууллагын баримт бичиг илгээж болно. нөгөө "VLSI" системийн нэг тал биш бол, ажилтан нь ердөө л байгууллагын төлөөлөгч нь холбоо барьж, системд оролцох и-мэйл урилгыг илгээж болно. Нэн даруй баталгааны дараа оролцогчдын хооронд мэдээлэл солилцох зуучлагч ч хийж болно.
• програм нь компьютер дээр суулгах шаардлагагүй юм. таны браузер болон интернэтийн хамгийн сүүлийн хувилбарыг байх хангалттай.
• тусгай хөтөлбөр хэрэгтэй биш өгөгдөлтэй ажиллах. тайлан нь анх ийм 1С гэх мэт гуравдагч талын програм хангамж, бэлтгэсэн байсан бол, энэ нь "VLSI" системийн нэгдмэл тохируулах боломжтой байдаг.
• баримт бичгийн стандарт хэлбэр нь тогтоосон байна. Та текст, хүснэгт нь файл, зураг, гэх мэт илгээж болно. Д.

SKB "Kontur"

ОХУ-д анх удаа програм хангамж хөгжүүлэгчдийн нэг нь мөн тоног төхөөрөмж нийлүүлэх, байгууллагын хооронд дамжуулан цахим баримт бичиг эрхэлж байна. "Контур" DiaDoc системийг боловсруулж нь цахим баримт бичиг солилцох байна. системийн онцлог нь өгөгдөлд хандах гадаадад байхдаа авч болно гэсэн юм. Энэ зорилгоор компани тэнүүчлэх тариф боловсруулсан байна. Хэрвээ шаардлагатай бол API дамжуулан моно хандалтын мэдээлэл.

Та юу хэрэгтэй вэ?

EDI холбохын тулд компаниуд худалдан авах хэрэгтэй:

• тусгай зөвшөөрлөөр олгогдсон програм хангамж;
• сервер,
• тоног төхөөрөмжийг шинэчлэх;
• галт тэрэгний ажилтан;
• өөрчлөх, дотоод хэрэглээнд ашиглах нь ECM нэгтгэх.

Ийм хөрөнгө оруулалт байгууллагын хооронд цахим баримт бичиг холбохын тулд хэрэгжүүлэх хэрэгтэй вэ? техникийн дэмжлэг зөвлөх зардал болон програм хангамжийн шинэчлэлийг-д оруулах SED - хөрөнгө оруулалтын хоёр дахь үе шат нь. Эдгээр зардал нь сар бүр төлөх хэрэгтэй болно.

дүгнэлт

солихын тулд цаасан дээр суурилсан и-мэйл ирлээ. Энэ нь зөвхөн үйл ажиллагааг явуулах байгууллагын зардлыг бууруулж, харин бүхэлд нь бизнесийн үр ашгийг нэмэгдүүлдэг. EDI амжилттай ажиллаж тулд та тодорхой зөв тоног төхөөрөмж тааруулах зорилт, системийн хэрэгжилтийг боловсруулах хэрэгтэй.